Documentation
On définit la documentation comme l'ensemble des techniques permettant le traitement de documents ou de données, incluant la collecte, le signalement, l'analyse, le stockage, la recherche, la diffusion de ceux-ci, pour l'information des usagers.
La documentation est donc l'action de sélectionner, de classifier, d'utiliser, et de diffuser des documents.
Une documentation informatique est un système informatique qui fournit à la demande des réponses supposées pertinentes, sélectionnées dans un ensemble de connaissances préalablement mémorisées.
Au cours du XXe siècle, la documentation devient donc une « discipline scientifique avec ses techniques et ses méthodes propres. Elle fait appel à des sciences comme la linguistique, les mathématiques, l’informatique.. La documentation est devenue véritablement le traitement de l'information […] sous toutes ses formes ».
Ainsi, le terme « documentation » recouvre en réalité plusieurs idées : une collection de documents organisée en vue d’une diffusion d’information, l’action de se documenter, l’activité professionnelle ou la fonction exercée par les documentalistes, le service de documentation au sein d’une entreprise.
La fonction principale de la documentation est de rendre accessible l’information à l’utilisateur ayant un besoin de connaissances. Une suite d’opérations est nécessaire afin de remplir au mieux cet objectif, et ces opérations constituent ce qui est couramment appelé la « chaîne documentaire » : la collecte, le traitement et la diffusion de l’information.
La collecte des informations, quel que soit leur support, consiste au repérage (par le biais de sources bibliographiques que le documentaliste peut recouper entre elles), au tri et à l’acquisition des documents (par achat, abonnements...).
Le traitement est le classement et l’exploitation des documents ; autrement dit, c’est l’extraction et la mise en forme accessible (sous forme de fiche par exemple) de l’information pertinente contenue dans le document. Ce traitement est réalisé à l'aide d'outils propres aux professionnels de l'information et de la documentation tels que les langages documentaires, contrôlés, qui s'opposent au langage naturel
